Voor facilitair dienstverleners
Eigen mensen, onderaannemers en meerdere BV's in één systeem
Clowr zet eigen medewerkers en onderaannemers op hetzelfde planbord, met per BV eigen klanten, contracten, tarieven en facturen. Een onderaannemer heeft geen account nodig — hij werkt via een roosterlink — en ziet nooit uw tarieven, uw marges of een andere onderaannemer.
- Planbord voor beide
- 1
- Eigen medewerkers en onderaannemers staan op hetzelfde bord. Per dienst is er één uitvoerder, dus de uren en de facturatie erachter blijven eenduidig.
- Accounts voor onderaannemers
- 0
- Een roosterlink op de telefoon, zonder inloggen en zonder installatie. Ze tellen daardoor ook niet mee als gebruiker.
- Administratie per BV
- 1
- Eigen klanten, eigen nummerreeks en een eigen SnelStart-administratie per BV. De boekhoudingen blijven gescheiden.
Mensen en partners
Wie er komt, en wat er van hem in het dossier ligt
Bij een facilitair dienstverlener staat de uitvoering zelden helemaal in eigen huis. Daarom houdt Clowr medewerkers en onderaannemers op dezelfde manier bij: vaste locaties, beschikbaarheid, vaardigheden en certificaten, en de documenten die erbij horen. Een document met een vervaldatum — VOG, VCA, aansprakelijkheidsverzekering, KvK-uittreksel, G-rekeningovereenkomst of WKA-verklaring — meldt zich ruim voordat het verloopt, in plaats van op de dag dat de opdrachtgever ernaar vraagt.
- Documenten met een klok. Per documentsoort een eigen waarschuwingstermijn; verlopende en verlopen documenten komen als signaal binnen.
- Contactmomenten vastgelegd. Per onderaannemer legt u vast wanneer en waarover er contact was: telefoon, e-mail, WhatsApp, videobellen of op locatie.
- Vaardigheden per persoon. VCA, hoogwerker, vloeronderhoudsmachine, glasbewassing op hoogte — het staat in het dossier waar u het zoekt.
Kwaliteit per locatie
Metingen die per pand en per contract optellen
Elke locatie heeft zijn eigen meetlijst nodig: een zorglocatie vraagt andere dingen dan een kantoorpand of een schoolgebouw. Die lijsten bouwt u zelf, met de vragen en de weging die u kiest, en een gepubliceerde lijst is bevroren — wijzigen kan alleen via een nieuwe versie, zodat metingen van vorig jaar niet met terugwerkende kracht veranderen. De controleur vult op locatie in, met foto's bij een afwijking, en een onvoldoende meting maakt een herstelactie met een eigenaar en een datum.
- Drie soorten controle. De kwaliteitscontrole door de controleur, de schoonmaakcontrole door de uitvoerende medewerker, en feedback die de klant zelf invult zonder inlog.
- Herhaald onvoldoende apart. Locaties die twee keer zakken staan bij elkaar, want daar zit een groter probleem dan één slechte dag.
- Het rapport is de meting. Wat u naar de opdrachtgever stuurt is het ingevulde formulier met de foto's, niet een samenvatting die iemand er later van maakte.
Klachten en afspraken
Een afgesproken termijn die uit zichzelf gaat lopen
Zodra een klacht is geregistreerd — via de telefoon, per e-mail of doorgegeven op locatie — lopen de reactie- en oplostermijn die bij die ernst horen. Er wordt een eigenaar aangewezen, en dreigt een termijn te verlopen dan hoort die eigenaar het voordat het zover is. Op het dashboard telt het per klant en per locatie op, met de oorzaak erbij: planning, uitvoering of materiaal.
- Termijnen per ernst. Licht, matig, ernstig of kritiek; elke ernst heeft zijn eigen reactie- en oplostermijn.
- Sluit pas na de hercontrole. Een klacht die is opgelost blijft open tot de hercontrole voldoende is.
- Alles met een spoor. Wijzigingen worden vastgelegd met wie, wanneer en wat — bruikbaar als een opdrachtgever achteraf vraagt hoe het is gelopen.
Overzicht
Tientallen locaties, en toch één overzicht
- Elk getal op het dashboard is een link naar de lijst eronder
- Zoeken, filteren en opgeslagen filters over alle locaties heen
- Groeperen per cluster of regio, met favorieten voor wat u dagelijks opent
- Excel en PDF op elk overzicht, zodat een rapportage geen overtypwerk is
Wat per BV apart blijft, en wat u één keer instelt
De scheiding zit in de database. Dat bepaalt niet alleen wat iemand ziet, maar ook wat er in een export terechtkomt.
Per BV apart
Klanten, contracten, facturen, nummerreeksen en de SnelStart-administratie. Wie in meerdere BV's werkt, wisselt in hetzelfde scherm.
Eén keer ingesteld
Keuzelijsten, redencodes, termijnen per ernst en grenswaarden staan per account, zodat dezelfde woorden overal hetzelfde betekenen.
Afgeschermd
Kostprijzen en marges zijn zichtbaar voor directie, administratie en de accountbeheerder — en voor niemand anders, ook niet via een export.
Vastgelegd
Wijzigingen krijgen een spoor met actor, tijdstip en veld. Een vergrendelde periode accepteert daarna geen wijzigingen meer.
De afscherming zit in de database, niet in het scherm
Een onderaannemer die zijn eigen rooster opent, een medewerker die een schoonmaakcontrole invult, een manager die geen inkoopprijzen mag zien: het staat allemaal als beleid in Postgres. Dat is waarom het ook geldt voor een export, een rapport en een koppeling.
Hoe de SnelStart-koppeling werktVragen van facilitair dienstverleners
Kunnen eigen medewerkers en onderaannemers op hetzelfde planbord staan?
Ja. Een dienst heeft precies één uitvoerder: een eigen medewerker of een onderaannemer, nooit allebei. Op het planbord staan ze naast elkaar, en u kunt het bord ook per onderaannemer bekijken om te zien wat er die week bij hem ligt.
Heeft een onderaannemer een account nodig?
Nee. Hij krijgt een roosterlink; de onraadbare token in die link is de autorisatie. Daarmee ziet hij op zijn telefoon zijn eigen diensten per week, en hij geeft er zijn uren via door. Onderaannemers kosten daardoor ook niets aan gebruikers.
Ziet een onderaannemer mijn tarieven of mijn andere leveranciers?
Nee. Hij ziet uitsluitend zijn eigen locaties, zijn eigen planning en zijn eigen uren — geen klanttarieven, geen kostprijzen, geen marges en niets van een andere onderaannemer. Dat is geen schermregel maar row-level security in de database, dus het geldt ook voor exports en rapportages.
Werkt Clowr met meerdere BV's?
Ja, en dat is de normale inrichting. Elke BV heeft eigen klanten, eigen facturen, een eigen nummerreeks en een eigen SnelStart-administratie. Instellingen als keuzelijsten, redencodes, termijnen en grenswaarden staan per account, zodat dezelfde begrippen in al uw BV's hetzelfde betekenen.
Kan ik per klant of per contract laten zien hoe het ervoor staat?
Metingen zijn per locatie te printen of te mailen als rapport, met de foto's erbij. Het klachtendashboard telt per klant en per locatie hoeveel klachten er waren, waarover en hoe snel ze zijn opgelost. Overzichten zijn te exporteren naar Excel en PDF, en te groeperen per cluster of regio.
Wie mag de kostprijzen en marges zien?
Alleen de rollen die daarvoor bedoeld zijn — directie, administratie en de accountbeheerder. De afscherming zit in afgeschermde views en policies, niet in het scherm. Een operationeel manager kan dus wel plannen en beoordelen zonder bij de inkoopprijzen te kunnen.
Uw contracten, uw partners, uw cijfers.
In een half uur laten we zien hoe uw BV's, uw onderaannemers en uw rapportage in Clowr staan.