Voor glasbewassing
Periodiek werk dat zichzelf op de kalender zet
Glasbewassing staat in Clowr als periodiek werk bij de locatie: met een soort, een frequentie en een volgende vervaldatum. Komt die datum in zicht, dan wordt het werk automatisch als dienst ingepland bij de vaste uitvoerder — een eigen medewerker of een onderaannemer — en facturabel werk levert meteen een regel op voor de maandfactuur.
- Frequenties
- 6
- Wekelijks, maandelijks, per kwartaal, halfjaarlijks, jaarlijks of op afroep. Uit de frequentie en de laatste uitvoering volgt de volgende vervaldatum.
- Soorten werk in de standaardlijst
- 8
- Glasbewassing binnen en buiten, gevelreiniging, zonwering, tapijtreiniging, vloeronderhoud, dieptereiniging sanitair en luchtbehandeling. De lijst is zelf uit te breiden.
- Dagen vooruit ingepland
- 14
- Werk waarvan de vervaldatum nadert, wordt vanzelf een dienst bij de vaste uitvoerder. De termijn is een instelling, geen wet.
Per locatie
Wat er op dit pand moet gebeuren, en hoe vaak
Periodiek werk hangt aan de locatie, niet aan een losse lijst. In het locatiedossier staat per stuk werk het soort, de frequentie, de laatste uitvoering, de volgende vervaldatum, de geschatte uren en wat het mag kosten. Daar staat ook wie het doet: een vaste uitvoerder uit uw eigen ploeg of een onderaannemer. Zo blijft de vraag 'wanneer zijn hier voor het laatst de ramen gedaan?' een vraag met één antwoord, ook als er drie mensen zijn die hem kunnen stellen.
- Soorten uit een keuzelijst. Glasbewassing binnenzijde en buitenzijde staan er los in, want het is ander werk met een andere frequentie.
- Facturabel of niet. Werk dat in het contract zit vinkt u niet-facturabel; wat apart wordt afgerekend levert een factuurregel op.
- Prijs met versiebeheer. Een afgesproken prijs per uitvoering, of een stuksprijs in het contract; een nieuw tarief geldt vanaf zijn ingangsdatum en het oude blijft bewaard.
De dag zelf
Vijf panden op één dag, in de volgorde die klopt
Wie glazen wast rijdt. Een bezoekdag zet de locaties van die dag op volgorde, met de rijtijd ertussen en de stops op de kaart — bij panden die over het hele land liggen bepaalt die volgorde hoe lang de dag wordt. Eén dag heeft één uitvoerder — dezelfde vorm die de kwaliteitscontroleur gebruikt voor zijn rondes, want het is hetzelfde probleem. Onderweg vinkt hij per stop af wat er gedaan is; wat niet af kwam, blijft open staan in plaats van te verdwijnen.
- Eén dag per uitvoerder. Niemand rijdt twee routes tegelijk; het systeem laat het niet toe.
- Twee soorten werk op één pand. De glasbewassing en de tapijtreiniging mogen dezelfde dag; twee keer hetzelfde werk niet.
- De dienst weet waar hij vandaan komt. Een ingeplande dienst onthoudt uit welk periodiek werk hij voortkomt, zodat de uitvoering terugkomt op de juiste regel.
Tussendoor
De extra ronde die de klant zaterdag vraagt
Naast het programma komt er altijd werk bij: een gevel na een storm, een oplevering, een ruit die met spoed moet. Dat legt u vast als meerwerk, met een soort en een redencode — die bepaalt of het facturabel is en of er een goedkeuring bij hoort. Het bewijsstuk gaat eronder: de mail waarin de klant erom vroeg of de foto van de situatie. Dat is het verschil tussen een factuurregel waar niemand vragen over stelt en een discussie over iets van zes weken geleden.
- 'Extra glasbewassing' is een soort. Net als dieptereiniging, calamiteitenreiniging en herstelwerk na een klacht; u kiest, u typt niet.
- Wat nog niet gefactureerd is, telt mee. Meerwerk dat blijft liggen valt op in het menu, en niet pas als de maand al gesloten is.
- Materiaal en machinehuur apart. Doorbelaste kosten — machinehuur, parkeerkosten, afvalafvoer — hangen aan dezelfde locatie en dezelfde maand.
Aan het eind van de maand
Uitgevoerd werk staat al op de factuur
- Facturabel periodiek werk levert bij het inplannen al een factuurklare regel op
- Periodiek werk krijgt zijn eigen artikel, los van uurwerk en doorbelaste artikelen
- Dat artikel bepaalt in SnelStart de omzetgroep en de btw
- De maandfactuur gaat als verkooporder naar de administratie van die BV
Hangt hieraan vast
Periodiek werk staat niet op zichzelf: er wordt op gemeten, er worden uren op geschreven en het komt terug op de factuur.
Kwaliteitsmetingen
Een controle op een pand waar net gewassen is, met foto's bij een afwijking en een herstelactie als het onvoldoende was.
Meer over kwaliteitsmetingen
Uren en verlof
Wie het werk deed vult zijn week in op zijn telefoon; de beoordelaar ziet die uren naast de geplande diensten.
Meer over uren en verlof
Facturatie
Uren, meerwerk, periodiek werk en bestellingen komen samen op één maandfactuur per klant.
Meer over facturatie
Vragen over glasbewassing en periodiek werk
Hoe weet Clowr wanneer een pand weer aan de beurt is?
Per locatie legt u het periodieke werk vast met een frequentie: wekelijks, maandelijks, per kwartaal, halfjaarlijks, jaarlijks of op afroep. Uit de laatste uitvoering en die frequentie volgt de volgende vervaldatum, en die staat op het werk zelf en in de agenda.
Moet ik het daarna zelf inplannen?
Nee. Actief periodiek werk zonder komende dienst wordt automatisch ingepland op de eerstvolgende vervaldatum, standaard veertien dagen vooruit, met de vaste uitvoerder erbij. De regel staat in het beheerscherm en is aan en uit te zetten; elke uitvoering wordt gelogd.
Kan een onderaannemer de glasbewassing doen?
Ja. Bij periodiek werk kunt u een eigen medewerker of een onderaannemer als vaste uitvoerder aanwijzen. De onderaannemer heeft geen account nodig: hij ziet zijn diensten via een roosterlink op zijn telefoon en ziet daarbij niets van uw tarieven of van een andere onderaannemer.
Kan ik meerdere panden op één dag zetten?
Ja, als een bezoekdag. Eén dag, één uitvoerder, meerdere locaties op volgorde, met de rijtijd ertussen en de stops op de kaart. Twee verschillende soorten werk op hetzelfde pand mogen op dezelfde dag staan — de glasbewassing en de tapijtreiniging — hetzelfde werk twee keer niet.
Hoe wordt glasbewassing gefactureerd?
Dat hangt af van de afspraak. Periodiek werk kan een afgesproken prijs per uitvoering hebben, en in het contract kan een stuksprijs voor glasbewassing staan, met versiebeheer: een nieuw tarief geldt vanaf zijn ingangsdatum en het oude blijft bewaard. Facturabel werk levert bij het inplannen meteen een factuurklare regel op, die op de maandfactuur van die klant terechtkomt.
En een extra ronde die de klant tussendoor vraagt?
Dat is meerwerk, met 'extra glasbewassing' als soort en een redencode die bepaalt of het facturabel is en of er goedkeuring bij hoort. U legt het vast op de locatie waar het speelde, met een bewijsstuk erbij — de mail waarin de klant erom vroeg, of een foto.
Uw panden, uw frequenties, uw ronde.
In een half uur laten we zien hoe uw panden, uw frequenties en uw facturatie in Clowr staan.