Voor schoonmaakbedrijven
Uw planning, uw uren en uw facturatie in één systeem
Clowr is gemaakt voor schoonmaakbedrijven die meerdere klanten en tientallen locaties bedienen: planning, kwaliteitsmetingen, klachten, uren, meerwerk en facturatie staan op dezelfde klanten en locaties. Wat op het planbord staat, komt via de uren op de maandfactuur terecht — u typt het geen tweede keer over.
De dag begint met dezelfde drie vragen
- Staat er vandaag overal iemand?Open diensten staan apart, met de dag en de locatie erbij, en dubbele inzet wordt gesignaleerd voordat iemand op twee plekken tegelijk staat.
- Wat is er blijven liggen?Klachten met een aflopende termijn, metingen die onvoldoende waren en meerwerk dat nog niet is gefactureerd staan op het startscherm.
- Klopt de factuur van vorige maand?Goedgekeurde uren, meerwerk en doorbelaste bestellingen staan er al op; een dienst zonder uren valt op voordat de factuur weggaat.
Planning
Eén planbord dat uw ploeg en uw locaties kent
Terugkerende diensten legt u één keer als reeks vast: elke dinsdag en donderdag op dat pand, met die uitvoerder. Daarna verandert u alleen nog de uitzonderingen. Hetzelfde bord kijkt u per medewerker, per locatie, per klant of per onderaannemer in — het zijn dezelfde diensten, anders gegroepeerd, zodat de collega aan de telefoon met een klant naar het pand kijkt en de planning naar de mensen.
- Reeksen in plaats van weken. Wat elke week terugkomt, maakt u één keer aan en genereert u vooruit.
- Open diensten bij elkaar. Wat nog onbezet is staat in een aparte lijst en niet verstopt tussen wat wél geregeld is.
- Eén uitvoerder per dienst. Een eigen medewerker of een onderaannemer, nooit allebei — daardoor klopt de urenregistratie en de facturatie erachter.
Ziekte en vervanging
Een ziekmelding om zeven uur is één handeling
Ziekte en verlof lopen dezelfde keten door, met een ander tempo: ziekte is van vandaag, verlof ligt maanden vooruit. In beide gevallen komen de getroffen diensten vrij, stelt Clowr vervangers voor en krijgt de planning per dienst een taak. Wie zich beter meldt, krijgt de diensten terug waar nog niemand voor geregeld was — dat een invaller die al ja heeft gezegd automatisch opzij wordt gezet, is precies hoe u invallers kwijtraakt.
- Vervangers die kunnen. Wie die dag al ergens anders staat of zelf afwezig is, wordt overgeslagen.
- Verlof met saldo ernaast. Bij elke aanvraag ziet u meteen of het saldo het toelaat.
- Zonder terugkeerdatum. Een ziekmelding zonder verwachte einddatum geeft alle komende diensten vrij en loopt pas af bij een betermelding.
Uren
Uren die de factuur halen, ingevuld op de telefoon
De urenomgeving is een apart scherm voor wie in het veld werkt: één kolom, grote knoppen, en alleen de week die aan de beurt is. Ingediend is ingediend; wijzigen kan pas na afkeuren, met een reden die de medewerker leest. Wie beoordeelt ziet de ingevulde uren naast de geplande diensten staan, zodat een afwijking opvalt zonder dat iemand hoeft te rekenen.
- Naast de planning beoordeeld. Geplande en gewerkte uren staan naast elkaar, per week en per locatie.
- Feestdagen en toeslagen. Eén keer ingesteld, daarna klopt het de rest van het jaar.
- Herinnering die blijft. Een week die om is en niet is ingediend, blijft zich melden in de balk.
Een maand in Clowr
Van het rooster tot de verkooporder, zonder overtypen
De gebieden staan los op de functiepagina's, maar in een maand hangen ze aan elkaar. Dit is de volgorde waarin het gebeurt, en op elke stap ligt vast wie aan zet is.
Waarom dit werkt
Elke stap schrijft in dezelfde gegevens. Daardoor is de factuur aan het eind van de maand geen apart karwei maar de optelsom van wat er al is vastgelegd — en is een dienst zonder uren zichtbaar vóórdat er gefactureerd wordt.
Alle zes de gebieden- 01
Het rooster staat vooruit
Terugkerende reeksen zijn gegenereerd, open diensten staan apart, en een conflict meldt zich op het moment dat het ontstaat.
- 02
Er wordt gewerkt, en er gaat iets anders
Een ziekmelding, een no-show, een klant die om extra werk vraagt. Alle drie worden ze vastgelegd waar ze gebeuren, met de reden erbij.
- 03
De kwaliteit wordt gemeten
Een controleur loopt de locatie langs op zijn tablet. Een onvoldoende meting maakt een herstelactie aan met een eigenaar en een datum, en plant de hercontrole.
- 04
Uren worden ingediend en beoordeeld
De medewerker dient zijn week in, de beoordelaar ziet ze naast de planning en keurt goed of af met een reden.
- 05
Meerwerk wordt goedgekeurd
Extra werk gaat met redencode en bewijsstuk langs de manager. De redencode bepaalt of het facturabel is en of er een handtekening bij hoort.
- 06
De maandfactuur gaat naar SnelStart
Uren, meerwerk en doorbelaste bestellingen staan er al op. De factuur gaat als verkooporder naar uw boekhouding, met per soort werk het juiste artikel.
Aan het eind van de maand
De factuur is het sluitstuk, geen los karwei
- Goedgekeurde uren, meerwerk en doorbelaste bestellingen staan er al op
- Een dienst zonder uren valt op voordat de factuur de deur uit gaat
- De factuur gaat als verkooporder naar SnelStart, per soort werk op het juiste artikel
- Na de periodeafsluiting weigert het systeem wijzigingen in die maand
Wat er verder in zit
Dezelfde klanten en locaties, drie andere gebieden. Ze staan hier los, maar ze schrijven allemaal in hetzelfde dossier.
Kwaliteitsmetingen
Een controleur vult de meetlijst op locatie in, met foto's bij een afwijking. Een onvoldoende meting maakt vanzelf een herstelactie aan.
Meer over kwaliteitsmetingen
Klachten met een termijn
Bij registratie gaat de reactie- en oplostermijn lopen die bij die ernst hoort, en er is altijd één eigenaar aangewezen.
Meer over klachtenafhandeling
Meerwerk en bestellingen
Extra werk met een redencode en een bewijsstuk, en een aanvraag voor zeep of doeken vanaf de locatie zelf.
Meer over meerwerk
Vragen van schoonmaakbedrijven
Vanaf hoeveel locaties is Clowr zinvol?
Het verschil merkt u zodra één persoon het niet meer in zijn hoofd houdt. Bij een handvol locaties werkt een spreadsheet nog; bij tientallen locaties, wisselende ploegen en meerdere klanten gaat de tijd op aan uitzoeken wie waar staat en wat er nog gefactureerd moet worden. Het pakket Start is bedoeld voor één BV tot ongeveer twintig locaties, Groei voor meerdere BV's of tientallen locaties.
Moet iedereen in mijn ploeg met een computer overweg kunnen?
Nee. Wie uren invult doet dat op zijn telefoon: één kolom, grote knoppen, en alleen de week die aan de beurt is. Onderaannemers krijgen hun rooster via een link zonder account of installatie. Alleen de mensen op kantoor — planning, kwaliteit, administratie — werken in de volledige schermen.
Kan ik mijn bestaande klanten, locaties en roosters overzetten?
Klanten en locaties zet u in bij de inrichting, en terugkerende diensten legt u één keer als reeks vast in plaats van week voor week. Hoeveel werk het overzetten is hangt af van de staat van uw bestanden; dat wordt apart afgesproken en staat niet standaard in het pakket.
Wat gebeurt er als een medewerker zich 's ochtends ziek meldt?
U legt de ziekmelding één keer vast. De diensten van die persoon komen vrij, Clowr stelt vervangers voor op basis van wie die dag beschikbaar is en bij de locatie past, en per openstaande dienst komt er een taak. Meldt iemand zich beter, dan krijgt hij de diensten terug waar nog niemand voor geregeld was; een dienst waar al een invaller op staat blijft staan.
Kan ik Clowr eerst gratis proberen?
Er is geen zelfaanmelding en geen proefaccount. We laten Clowr in een half uur zien aan de hand van uw eigen situatie — uw locaties, uw ploeg, uw facturatie — en daarna weet u binnen twee werkdagen wat het voor uw bedrijf kost.
Werkt Clowr ook als ik met meerdere BV's factureer?
Ja. Elke BV heeft eigen klanten, eigen facturen, een eigen nummerreeks en een eigen SnelStart-administratie. Wie in meerdere BV's werkt, wisselt van BV in hetzelfde scherm.
Laat ons uw eigen situatie zien.
Een half uur, met uw locaties, uw ploeg en uw manier van factureren erbij. Daarna weet u binnen twee werkdagen wat het kost.